Chissà quante volte appena arrivato in albergo stanco dal viaggio avrai pensato: “che seccatura devo fornire la mia carta di identità al il check-in… perché non mi danno semplicemente la chiave? Purtroppo (o per fortuna) è un obbligo che la legge italiana impone all’albergatore che successivamente dovrà trasmettere i vostri dati alla Questura.

La registrazione dei dati anagrafici del Cliente inoltre deve essere fatta prima del suo ingresso nella camere e con la nuova legge sulla privacy non si possono fotocopiare i documenti per nessun motivo.

Accade infatti sovente. nel caso di controlli di polizia effettuati in alberghi, di trovare documenti sul bancone della hall e di sentirsi dire dall'albergatore, o dal suo sostituto, che le persone alloggiate sono appena salite in camera e che non sono state ancora registrate, ma che sono stati a tal fine trattenuti i loro documenti o soltanto fotocopiati. E' evidente che una spiegazione del genere è puerile e non serve a sollevare l'albergatore dalle sue responsabilità penali ed amministrative in quanto appare chiaro che il tenere i documenti a disposizione di un eventuale controllo senza aver provveduto alla registrazione tende proprio a far scomparire qualsiasi traccia della permanenza nell'albergo delle persone alloggiate dopo la restituzione alle stesse dei documenti In questione. E tale condotta rappresenta la perfetta violazione degli obblighi Imposti all'albergatore per motivi di polizia proprio perché rende vano ogni controllo sulle persone alloggiate una volta che la stesse abbiano lasciato l'esercizio.

Senza un documento di riconoscimento valido non è possibile soggiornare in una struttura ricettiva italiana, infatti l’art. 109 del TULPS (Testo Unico Legge di Pubblica Sicurezza) statuisce che “… l’albergatore può dare alloggio solo a persone munite di un documento di riconoscimento“.

Ma quali sono considerati in Italia, documenti di riconoscimento?

Il  Decreto del Presidente della Repubblica del 28 dicembre 2000, n. 445 “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”  all’ Articolo 35  prevede che: “Sono equipollenti alla carta di identità il passaporto, la patente di guida, la patente nautica, il libretto di pensione, il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici, il porto d’armi, le tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da un’amministrazione dello Stato.” 

Con  cloud-hotel non avrai possibilità di errore; quando andrai a registrare in anagrafica i dati di un cliente sono già precaricati le tipologie di documenti accettate.

Le denunce di smarrimento di documenti possono essere accettate al check-in?

Non sono valide come documenti le Denuncie di smarrimento, furto etc, anche se rilasciate dalle Questure. L'unica cosa da fare è invitare il Cliente ad andare con una schedina dell'hotel in Questura "Ufficio Denuncie" e farsi identificare dal Funzionario di turno, il quale applicherà un timbro valido solo per l'hotel interessato e solo per il soggiorno prenotato.
Prego di porre attenzione a quest'ultimo caso, perchè la non adempienza della procedura ha effetti penali sull'albergatore stesso, che viene denunciato in Procura, e dovrà seguire l'Iter giudiziario.

Quali sono le informazioni dei clienti che l’albergo deve trasmettere alle Questure?

Data di arrivo
Numero giorni di permanenza
Cognome
Nome
Sesso
Data di nascita
Luogo di nascita (comune e provincia se in Italia, stato se all’estero)
Cittadinanza
Tipo documento di identità
Numero documento di identità
Luogo rilascio documento (comune e provincia se in Italia, stato se all’estero).

In che modo Cloud-hotel può essermi di aiuto?

La funzione di Web Check-in online di Cloud-hotel consente agli ospiti dell'hotel di effettuare il check-in online prima di arrivare in albergo, evitando così al cliente attese alla reception e all'albergatore lunghi e noiosi inserimento di dati.

Il funzionamento è semplice:

• il gestore invia un e-mail di cortesia contenente un link ad una pagina riservata che lo invita ad inserire i propri dati direttamente online
• il cliente inserisce i propri dati ed  eventualmente quelli dei familiari e/o membri del gruppo
• una volta confermato, il gestore riceve una notifica di avvenuto check-in , ed il cliente ha la possibilità di stampare la ricevuta da consegnare una volta giunto in hotel
• una volta in hotel il gestore dovrà solo controllare la corrispondenza tra i documenti esibiti e quelli registrati

Puoi vedere nel dettaglio il funzionamento in questo screencast:

Praticamente lo scopo di questo servizio e' di spostare l'onere della compilazione della schedina alloggiati ad un momento antecedente all' arrivo, dove il cliente e' piu' rilassato ed ha piu' tempo a disposizione.

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