La disciplina che regolamenta la registrazione degli alloggiati nelle strutture ricettive, l' art. 109 TULPS - Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza, Regio Decreto 18 giugno 1931, n.773, ha subito significative modifiche, prima con il Decreto Legge n. 201/2011, poi con il Decreto del Ministro dell' Interno del 07/01/2013 (vedi testo completo).

I gestori di esercizi alberghieri e di altre strutture ricettive¹ possono dare alloggio esclusivamente a persone munite di documento d'identità o di altro documento idoneo ad attestarne l’identità secondo le norme vigenti, è quanto previsto dall'art. 109 del TULPS. Per gli stranieri extracomunitari e’ sufficiente l’esibizione del passaporto o di altro documento che sia considerato ad esso equivalente in forza di accordi internazionali, purchè munito della fotografia del titolare.

Il documento che va registrato è solo quello del capofamiglia o capogruppo; i nominativi degli altri componenti del nucleo familiare o del gruppo guidato, andranno indicati in allegato. Con riferimento ai minori, la legge prevede che se questi sono privi di documento di identità, farà fede la dichiarazione del genitore registrato come capofamiglia; se il minore è accompagnato da persona maggiorenne occorre l'assenso dei genitori; se trattasi di minori presso struttura convenzionata per motivi umanitari si è esonerati dal rispetto degli obblighi previsti dal suddetto art. 109 per il tempo strettamente necessario affinchè i servizi sociali possano prendere in carico il soggetto.

Se prima dell'introduzione delle modifiche alla disciplina le strutture ricettive erano tenute a consegnare le generalità delle persone alloggiate, le c.d. Schedine di Pubblica Sicurezza cartacee, all'autorità locale di pubblica sicurezza, ora, la comunicazione dei dati va trasmessa, entro le ventiquattro ore successive all'arrivo e comunque all'arrivo stesso per soggiorni inferiori alle 24 ore, alla sola Questura competente avvalendosi di mezzi informatici o telematici. Va puntualizzato che l'eventuale pratica di raccolta dei dati per il tramite della schedina cartacea, non trattandosi più di adempimento di un obbligo di legge è soggetta a tutti gli obblighi derivanti dal D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 “Codice della Privacy” e provvedimento collegati.

Quali sono le sanzioni in cui si può andare incontro?

I gestori che non adempiono all'obbligo della comunicazione delle persone alloggiate ai sensi dell'art. 17 del T.U.L.P.S. sono soggetti all'applicazione di una sanzione penale (previsto l'arresto fino a tre mesi per il legale rappresentante o l'ammenda fino a euro 206,00).

L'art. 16 del suddetto Testo Unico stabilisce che gli ufficiali e gli agenti di pubblica sicurezza hanno facoltà di accedere in qualunque ora nei locali destinati all'esercizio di attività soggette ad autorizzazioni di polizia e di assicurarsi dell'adempimento delle prescrizioni imposte dalla legge, dai regolamenti o dall'autorità.

Modalità di registrazione e trasmissione dati

Riguardo alle modalità di assolvimento dell'adempimento la struttura alberghiera deve presentare domanda alla Questura territorialmente competente per essere autorizzata all' utilizzo di un apposito sistema web oriented "AlloggiatiWeb" della Polizia di Stato . L'accesso al servizio è gratuito, una volta richiesti e ottenuti i dati di accesso basterà collegarsi all'indirizzo web: https://alloggiatiweb.poliziadistato.it per accedere alla propria area riservata. I gestori delle strutture ricettive devono ottemperare all'obbligo di comunicazione inviando i dati esclusivamente attraverso il suddetto portale e devono tempestivamente comunicare con ogni mezzo qualsiasi impedimento che non consenta la trasmissione dei dati. Nel caso sussistano problemi di natura tecnica al sistema web è prevista la possibilità di trasmettere i dati via fax o posta elettronica certificata. Non è prevista l'ipotesi di consegna manuale.

Sul portale AlloggiatiWeb ci sono 2 modalità per poter caricare i dati relativi ai clienti alloggiati:

1. Inserimento manuale
2. Caricamento tramite Invio file

Con l'inserimento manuale l'albergatore dovrà appunto inserire manualmente tutti dati del cliente da una maschera come quella in figura.

Con Cloud-hotel sfruttando prima il sistema integrato di web-checkin, si avranno già caricati i dati degli ospiti prima che questi arrivino in hotel, dopo aver controllato la corrispondenza dei dati dichiarati con i documenti presentati dal cliente il giorno del suo arrivo, si potrà esportare con un click il file predisposto che poi potrà essere caricato sul portale AlloggiatiWeb ed avere così le schedine di pubblica sicurezza caricate in un attimo.

Riepilogando i vari passaggi da effettuare con il gestionale Cloud-hotel sono (vedi video):

1. Creare una nuova prenotazione ( da Planning, oppure da menu Prenotazioni -> Nuova Prenotazione ) 
2. Quando la prenotazione è in stato ATTIVA (colore giallo), spostare il mouse su di essa per attivare il menu contestuale e selezionare la voce "Invia richiesta di web-checkin a cliente". Sarà inviata una email di cortesia che invita il cliente ad inserire i dati degli ospiti.
3. Una volta che il cliente completerà il web-checkin una mail di notifica è inviata al gestore della struttura
4. Il cliente arriva alla reception e l'albergatore dovrà solo confrontare la corrispondenza dei dati dichiarati con quelli del documento di riconoscimento.
5. L'albergatore può stampare le schede di notifica cartacee (in duplice copia), una per il cliente e una per l'albergatore da conservare per 5 anni.  

Le modalità di conservazione e di accesso ai dati

La ricevuta digitale degli inserimenti effettuati tramite il portale AlloggiatiWeb, che può essere scaricata il giorno dopo aver eseguito l'invio, deve essere conservata da ciascuna struttura per cinque anni dall'inserimento e vale come attestazione di avvenuto adempimento. Non appena ottenute le relative ricevute, i gestori delle strutture ricettive sono tenuti alla cancellazione dei dati digitali e alla distruzione della eventuale copia cartacea degli elenchi trasmessi.

_____________________  Note e commenti ____________________

¹Per "altre strutture ricettive" si intendono anche quelle che forniscono alloggio in tende, roulotte, nonchè i proprietari o gestori di case e di appartamenti per vacanze e gli affittacamere, ivi compresi i gestori di strutture di accoglienza non convenzionali. Fanno eccezione i rifugi alpini inclusi in apposito elenco istituito dalla regione o dalla province autonome.