La comunicazione è fondamentale nel settore dell'ospitalità. Un'email di benvenuto inviata qualche giorno prima dell'arrivo, una richiesta di recensione dopo la partenza o l'invio automatico del link per il web check-in possono fare una grande differenza nella percezione che l'ospite ha della tua struttura. Fino ad oggi, queste operazioni richiedevano tempo e un'attenzione costante. Ora, grazie alle nuove Automazioni Email, puoi mettere il pilota automatico a queste importanti attività.

La nuova funzione si integra perfettamente con gli strumenti che già conosci e utilizzi. Il flusso di lavoro è semplice e si basa su tre pilastri che trovi nel menu Impostazioni:

1. Account SMTP: La base di tutto. Qui configuri il tuo indirizzo email (es. info@tuohotel.it) che il sistema userà per inviare le comunicazioni.
2. Template Email: Il contenuto. Qui crei i modelli delle tue email, con il tuo logo, i tuoi testi e i segnaposto per personalizzare il messaggio.
3. Automazioni Email (Nuovo!): Il motore. Qui crei le regole che dicono al sistema QUANDO, COSA e COME inviare.

Come creare la tua prima Automazione Email: una guida passo passo

Vediamo insieme come creare un'automazione classica: un'email di benvenuto da inviare 2 giorni prima del check-in.

Passo 1: Vai alla nuova sezione

Dal menu principale, naviga su Impostazioni > Automazioni Email. Ti troverai di fronte a una griglia che elencherà tutte le tue regole attive. Clicca sul pulsante "Nuova Automazione".

Passo 2: Compila i campi della regola

Ti verrà presentata una semplice maschera per definire il comportamento dell'automazione:

• Nome: Dai un nome riconoscibile alla regola. Es: Benvenuto 2 giorni pre-checkin.
• Account SMTP: Scegli con quale dei tuoi indirizzi email configurati vuoi inviare il messaggio.
• Template Email: Seleziona il modello di email che hai preparato in precedenza (es. "Template di Benvenuto").
• Riferimento Data: Questo è il cuore della regola. Scegli l'evento che fa scattare il conteggio. Per il nostro esempio, selezioneremo Check-in.
• Offset Giorni: Indica quando inviare l'email rispetto alla data di riferimento.
  • Usa un numero negativo per "prima": per il nostro esempio, inseriremo -2 (due giorni prima).
  • Usa un numero positivo per "dopo": per una richiesta di recensione, inseriresti 3.
  • Usa 0 per inviare il giorno stesso dell'evento.
• Ora Invio: Scegli l'ora del giorno in cui l'email deve partire (es. 09:00 del mattino).
• Attivo: Assicurati che la casella sia spuntata per attivare la regola.

Passo 3: Salva e rilassati!

Una volta cliccato su "Crea Automazione", la regola è attiva. Il nostro sistema controllerà ogni ora e, quando le condizioni saranno soddisfatte, invierà l'email corretta all'ospite giusto, senza che tu debba muovere un dito.

Testare e inviare subito: il pulsante "Esegui Ora"

Vuoi testare una regola o hai appena creato un'automazione che vorresti applicare immediatamente a tutte le prenotazioni idonee? Nella griglia delle automazioni, accanto a ogni regola, troverai una nuova icona a forma di busta (Esegui Ora). Cliccandola, forzerai l'invio immediato a tutti i destinatari che rispettano i criteri, senza attendere l'orario pianificato.

Questa nuova funzionalità è stata pensata per darti più controllo, farti risparmiare tempo e migliorare la relazione con i tuoi ospiti. Ti invitiamo a esplorare la nuova sezione Automazioni Email e a configurare le tue prime regole. Per qualsiasi domanda, il nostro supporto è come sempre a tua completa disposizione.

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